כל מפעל מתמודד עם הצורך להשתמש בסכומים אחראיים. ניתן להשתמש בכספים אלה לצרכים הכלכליים, הייצוריים והניהוליים של החברה, לשכר עבודה או לנסיעות עסקים, לרכישת פריטי מלאי וכן הלאה. מחיקת דו חות משנה היא תהליך מורכב המצריך עמידה בתקנות בנושא חשבונאות ועסקאות מזומנים.
הוראות
שלב 1
טופס צו יצוא מזומנים שבגינו מונפקים כספים אחראיים. בחשבונאות, פעולה זו נרשמת באמצעות פתיחת חיוב בחשבון 71 "הסדרים עם אנשים אחראיים" וזיכוי בחשבון 50 "קופאית".
שלב 2
קבל דו ח מהאחראי, המציין את היעדים וכמויות הכספים שהוצאו. כל המסמכים התומכים מצורפים לדוחות המאשרים את עובדת בזבוז סכומי הדיווח.
שלב 3
משקפים את מחיקת הסכומים המדווחים על בסיס ייעודם. אם הושקעו הכספים ברכישת טובין, יש צורך לערוך חיוב חשבון 41 "טובין" ואת זיכוי חשבון 71 "הסדרים עם אנשים אחראיים". אם רכישת נכסים מהותיים נעשתה, חשבון 10 "חומרים" מחויב. לפיכך, עם חשבון האשראי 71 יכול להיות התכתבויות עם חשבונות המאפיינים את אופי ההוצאות שהנושא חייב.
שלב 4
החזר סכומי החשבון הבלתי מנוצלים לקופה על ידי פתיחת חיוב על חשבון 50 וזיכוי על חשבון 71. אם האחראי לא החזיר את יתרת הכספים החשבוניים במסגרת הזמן שנקבע, פתח זיכוי על חשבון 71 וחיוב בחשבון 94 "הפסדים ומחסור מערכי נזק". ניתן גם למחוק כספים בחיוב בחשבון 73.2 "חישובים לפיצוי בגין נזק מהותי", כאשר החסר מוחזק בתשלומים במספר תקופות דיווח.
שלב 5
בעתיד, קזז סכומים אלה ממשכורת העובד באמצעות פתיחת חיוב בחשבון 70 "תשלומים עם כוח אדם עבור שכר עבודה" עם התכתבות בחשבון 94. אם לא ניתן למחוק כספים משכר עבודה, אז נפתח חיוב על חשבון 73 "תשלומים עם כוח אדם עבור פעולות אחרות". אם אי אפשר להחזיר את המחסור, הסכומים המדווחים נמחקים לחיוב חשבון 91.2 "הוצאות אחרות".
