אנשים רבים עם מעט ידע בחשבונאות חושבים שחשבונית וחשבונית הם אותו מסמך חשבונאי. דעה זו שגויה. למעשה, מסמכים אלה קשורים ישירות ליצירת אותה פעולה, ההבדל קיים במטרתם ובעיצובם.
מה ההבדל בין חשבונית לחשבונית?
ככלל, חשבון מונפק על ידי רואה חשבון. לשם כך, חייב להיות בסיס - הסכם רכישה ומכירה או הסכם למתן שירותים כלשהם. מסמך זה מציין סכום ספציפי שהמשלם מתחייב להעביר לחשבון השוטף או לשלם בדלפק המזומנים של הספק עבור השירות שבוצע או עבור מוצר ספציפי.
אם בחוזה נקבע שירות רב פעמי (פעם בחודש למשך שנה או פעם ברבעון), ניתן להוציא חשבונית זו פעם בחודש, פעם ברבעון, או באופן מיידי למשך שנה שלמה. ככלל, החשבונית אינה טופס דיווח קפדני ואינה רשומה בפנקס המכירות. חשבון נדרש בעיקר לתשלום מראש.
אילו נתונים כלולים בחשבונית?
מסמך זה הוא טבלה המציינת שירות ספציפי או שם מוצר, יחידת מדידה, כמות ומחיר יחידה. הסכום הכולל מצוין בסוף. כמו כן, על החשבונית להכיל את פרטי נותן השירות שאליו על הלקוח להעביר את הכסף.
החשבונית מונפקת על ידי המוכר או המבצע לאחר סיום העבודה שבוצעה או השירותים שניתנו. הצגת מסמך זה היא חובה אם החברה מחזירה מע מ (יש לציין את הסכום במסמך), כלומר. נמצא במערכת המיסוי הכללית. במצבים אחרים, בדרך כלל לא נדרשת חשבונית. אם נוכחותו של מסמך זה הינה חובה, יש לערוך אותה באותה תקופה בה בוצעה העסקה (שירות ניתן, אושר על ידי פעולת עבודה שבוצעה או שנרכשה הסחורה, כפי שמעידה נוכחות משלוח הערה).
למעשה, רואה החשבון מוציא הן את החשבונית והן את החשבונית הן בעת מתן שירותים כלשהם והן בעת השלמת הסכם רכישה ומכירה. ההבדל היחיד הוא במטרת המסמכים הללו. הקונה זקוק לחשבונית על מנת לשלם עבור השירותים הניתנים, הקבועים בחוזה. לשם כך, החשבון מפרט את הפרטים להעברת סכום הכסף והשירותים או הסחורות הנדרשים עבורם יבוצע סכום זה.
יש צורך בחשבונית על מנת שהעסקה שבוצעה תבוא לידי ביטוי בחשבונאות המס, כלומר יש לרשום מע מ בגין השירות או המוצר המבוצע, המתוכנן להתבצע במסגרת העסקה שצוינה.
בדרך כלל, לחשבונית יש חותמת ספק שירות (חובה), ואילו לחשבונית אין. הבדל נוסף בין מסמכים אלה הוא כי יש להגיש את החשבונית למשרד המס, מכיוון שמסמך זה הוא טופס דיווח קפדני, ואילו לחשבונית אין פונקציה זו.
