כל מסמך המבוסס על קבלת כסף מחייב את מילוי הטופס הנכון. אם הארגון סיפק לעובד כספים לכל צורך, אזי יש צורך לדווח עבורם על ידי מילוי דוח מקדים.
מי צריך למלא את הצהרת המקדמה
המנהל לא יכול לתת כסף לארגון לאף עובד כזה בדיוק. בתחילה, יש לקבוע רשימה של עובדים הזכאים לקבל כספי מקדמה עם דוח עוקב. לשם כך יש צורך לערוך ולהוציא הזמנה מיוחדת.
אם כפוף זקוק לכספים לביצוע עסק כלשהו, עליו לספק למנהל הצהרה בצורה חופשית. חובה לציין את הסכום הנדרש ואת המטרה לשמה מבוקש הכסף. אם הבמאי מסכים עם ההצהרה, אז הוא חותם באופן אישי על ההצהרה ומציין כמה הוא מאפשר לקחת כספים וכמה זמן.
חשוב לציין כי ניתן להוציא מזומנים רק לעובד שכבר דיווח באופן מלא על כל הסכומים שקיבלו בעבר.
לעיתים עובד עשוי להזדקק לייפוי כוח, אותו יש להוציא מטעם הארגון על פי המודל הקבוע מס 'M-2 או מס' M-2a. טפסים אלה אושרו כבר בשנת 1997 על פי צו של שירות הסטטיסטיקה הפדרלי של המדינה הפדרציה הרוסית.
עבור הכסף שהוצא, שהונפק במחלקת הנהלת חשבונות בארגון, על העובד לדווח. יש תאריך יעד מסוים בו עליך למלא ולהגיש דוח הוצאות. זה שלושה ימים מתום התקופה שצוין על ידי ראש הארגון בטופס הבקשה.
אם ניתנו כספים לעובד לצרכי נסיעות, עליו להתחשב בהם בשלושת ימי העבודה הבאים לאחר שחזר מנסיעת עסקים.
כיצד מאשרים הוצאה בגין דוח הוצאות
אם נשאר לעובד כסף, אז הוא לא יוכל להחזיר אותו לקופאית ככה סתם. ראשית, עליכם לאסוף את כל המסמכים המאשרים כי הכסף הוצא בדיוק לצרכים עבורם סופקו. אלה יכולים להיות קבלות במזומן ומכירות, כרטיסים לנסיעה, קבלות, מעשים וצורות אחרות של דיווח קפדני.
לאחר קבלת כל מסמך כזה, חובה לבדוק האם התאריך, הסכום והפרטים הם קריאים.
העובד יצטרך להגיש את כל המסמכים למחלקת הנהלת חשבונות.
מה קורה אם דוח ההוצאות מולא בצורה שגויה
אם העובד השלים באופן שגוי או לא מסר דוח מקדים תוך 3 ימים, רשות הפיקוח תראה את הכספים שהתקבלו כהכנסה, עליהם יהיה צורך לחשב את דמי הביטוח ומס הכנסה האישית. אם מאוחר יותר העובד עדיין מספק את כל המסמכים הדרושים ודוח, אז רואה החשבון יצטרך לבצע חישוב מחדש.
עובד מורשה בארגון יכול להחזיק משכר העובד את הסכום שלפיו הדוח לא הוגש.
כללים בסיסיים לעריכת דוח מקדים
הכללים הבאים עומדים במרכז מתן דוח הוצאות:
- יש לתמוך בדוח המקדים על ידי מסמכים המאשרים את הסכומים שהוצאו.
- יש להגיש מסמכים לא יאוחר משלושה ימי עבודה לאחר סיום נסיעת העסקים, התקופה שקבע המנהל, או מרגע היציאה לעבודה לאחר מחלה או חופשה.
- דוח נערך בצורה מיוחדת מס 'AO-1. מותר להשתמש גם בצורה של דוח מקדים, המאושר על ידי ראש הארגון.
- רק המנהל צריך להיות אחראי לאישור דוח ההוצאות.
- את דוח המקדמה ממלא העובד שהוציא את הכסף. כמו כן, יש להזין מידע כלשהו על ידי רואה חשבון.
יש לציין את הנתונים הבאים בדוח המקדים:
- מידע על החברה שהנפיקה את הכסף לעובד.
- נתונים על העובד שקיבל כספים מהארגון.
- המטרה לשמה אתה צריך לספק כסף לעובד בחברה.
- כמות.
- נתונים על כל ההוצאות עם אישור.
- יתרת כספים, אם קיימת.
בסוף, חתימות מוגשות על ידי העובד ועובדי מחלקת הנהלת החשבונות, שהנפיקו את הכסף וקיבלו את השאר.
אין צורך לשים חותמות על הצהרת המקדמה. הסיבה לכך היא שהמסמך הוא פנימי. ולא חורג מהארגון. בנוסף, מאז 2016, לכל הגופים המשפטיים, ולא רק יזמים בודדים, הזכות לא לאשר את המסמכים שלהם עם הבולים והחותמות שלהם.
הדוח ממולא בעותק יחיד. זה חלק מהתיעוד העיקרי ולא צריך לעשות טעויות בעיצובו. אם מסיבה כלשהי לא ניתן היה למנוע כתמים או מילוי שגוי, עדיף לקחת טופס חדש ולמלא אותו בצורה חדשה.
כיצד למלא דוח הוצאות
נראה שמסמך כה חשוב להפצה פנימית צריך להיות קשה מאוד למילוי. אבל זה שגוי מיסודו. לאחר שמילאת אותו בפעם הראשונה, לא אמורים להיות קשיים מאוחר יותר אם אתה צריך למלא אותו מחדש.
העובד חייב להזין את הנתונים לפי הסדר הבא:
- באמצעות נתוני הרישום של הארגון מוזנים קוד OKPO והשם המלא של הארגון.
- בעמודות לצד הכיתוב "דו"ח מקדים" יש צורך להניח את מספר המסמך ואת תאריך הכנתו.
- מימין חובה להשאיר מעט מקום פנוי וריק. יהיה צורך בתיעוד של ראש הארגון: הסכום במילים, תאריך אישור הדוח והחתימה.
- להלן, כל השורה מכילה מידע על העובד שקיבל את כספי המקדמה. יש לציין באיזו יחידה מבנית הוא עובד, שם משפחתו, שם פרטי, פטרונימי ומיקום. מספר העובד מצוין גם ומדוע היה צורך בהקדמה.
בכך מסתיים החלק הראשון של דוח ההוצאות. יתר על כן, הטופס מכיל שתי טבלאות. אחד מהם ממולא גם על ידי העובד שקיבל את הכספים. עליך להזין את הסכום הכולל של המקדמה ואת המטבע שבו הונפק. יש לציין את סכום היתרה או ההוצאות העודפות בהמשך.
הטבלה השנייה הושלמה במחלקת הנהלת חשבונות על ידי מומחה מורשה. עליו לכלול נתונים על חשבונות חשבונאיים, חשבונות משנה וכספים העוברים דרכם. יש לציין את קוד העסקה ואת הסכומים המדויקים.
מתחת לטבלאות, יש לציין כמה מסמכים מצורפים לדוח וכמה עמודים המסמכים הללו מכילים.
לאחר מילוי כל העמודות, יש לבדוק את המסמכים על ידי רואה החשבון הראשי. על פי התוצאה עליו לציין את סכום הדיווח בשורה מיוחדת לשם כך.
מתחת יש להחתים את רואה החשבון ואת רואה החשבון הראשי עם תמלילם. יתר על כן, יש לציין עובד במחלקת הנהלת חשבונות את סכום היתרה או החישוב מחדש ומספר ההזמנה המזומנת, דרכה עבר סכום זה. הקופאית שקיבלה את היתרה או הוציאה סכום זהה להוצאות יתר חייבת לחתום גם על הצהרת המקדמה.
החלק הבא של הדוח הכספי ניתן למשא ומתן. עליו לכלול את כל המידע הדרוש על המסמכים, המאשרים את העובדה שהכספים הוצאו על הצרכים המבוקשים. בחלק זה עליך להזין את הנתונים הבאים:
- פרטים על כל ארגון שהוציא את המסמך.
- יום הוצאה לאור.
- שֵׁם.
- סכום הכסף המדויק שהוצא.
- מספר הספירה לפיו פורסם הסכום המצוין במסמך.
על העובד לחתום על חתימתו מתחת לשולחן בשורה מיוחדת. לפיכך, הוא יאשר את נכונות המידע שצוין.
החלק האחרון של דוח ההוצאות הוא החלק המנותק. יש לו קבלה של רואה החשבון אותו הוא ממלא לאחר שקיבל מסמכים מהעובד המאשרים את הכסף שהוצא. בחלק הקריעה יש לציין:
- מידע על העובד (שם מלא).
- מספר הדוח ותאריך ההנפקה.
- הסכום במילים שהונפק לעובד.
- מספר מסמכי הדיווח המוכיחים עלויות.
לאחר מכן מנהל החשבונאות שם את התאריך ואת החתימה. יש למסור את החלק הניתק לעובד כהוכחה לנתונים שהתקבלו.
