חשבונאות מחייבת שמירת תיעוד ראשוני, אשר עשוי להידרש במהלך ביקורת מס או במידת הצורך התאמה של חישובים. אחסון החשבוניות מתבצע בהתאם לכתב העת החשבונאי הרלוונטי, אשר נקבע בסעיף 3 לסעיף 169 בקוד המס של הפדרציה הרוסית. הכללים לקיום יומן זה נקבעים על פי צו ממשלת הפדרציה הרוסית מספר 914.
הוראות
שלב 1
לנהל שני כתבי עת חשבונאיים לעסק, אחד לאחסון חשבוניות שהתקבלו ואחד לחשבוניות שהונפקו. החקיקה אינה קובעת טופס סטנדרטי למסמך זה, ולכן יש לפתח אותו באופן עצמאי. צור טבלה בה יוזנו נתוני חשבוניות.
שלב 2
יש צורך שיהיה עמודה עם תאריך הקבלה, תאריך היצירה ומספר החשבונית, שם המוכר או הקונה. כמו כן, יש להזין בעמודה נפרדת את סכום החשבונית ואת המע מ שנצבר, כמו גם אינדיקציה למסמך הפשרה. אשר את המרשם המפותח לחשבונאות חשבוניות במדיניות החשבונאית של הארגון. לשם כך ניתן צו מקביל.
שלב 3
מספר ומספר את יומני החשבונית. קבע בעצמך את תקופת היווצרות המסמך. אם היומן מוחזק באמצעות תוכנת מחשב, עליו להדפיס בסוף תקופת הדיווח על נייר, לשרוך ולחבר אותו עם החשבוניות המתאימות.
שלב 4
אחסן ותעד חשבוניות שהתקבלו והונפקו בספר היומן. רשום את נתוני המסמך ביומן בתאריך הקבלה בפועל מהשותף העסקי. לפיכך, תימנע מאי הבנות המתעוררות מול רשויות המס במהלך הצגת מע"מ לניכוי בחשבוניות אלה. משרד האוצר של הפדרציה הרוסית מציין כי יש לקבל מע"מ לצורך ניכוי בתקופת המס שבה הארגון קיבל את המסמך בפועל.
שלב 5
הכנס חשבוניות לפנקס באמצעות אגרוף חור או מחזיקים מיוחדים. ניתן להשתמש בקלסרים כבדים בכדי למנוע פגיעה בניירות ערך. ציין בתיקיה את נתוני החברה שבבעלות המסמכים המאוחסנים וכן את תקופת התחזוקה. לאחר תום שלוש שנים, יומן החשבונית נשלח למחסן או למתקן אחסון מיוחד. כשאתה עושה זאת, הקפד להשתמש בקופסאות קרטון עם אוורור טוב כדי למנוע עובש ופגיעה במסמכים.
