כל איש עסקים צריך לדעת את כללי ההתכתבויות העסקיות. כדאי לערוך תוכנית חינוכית קטנה בנושא זה.
כלל ראשון: "כותרת מפורטת"
חשוב ביותר לכתוב לפחות כמה מילים בשורת הנושא כדי שהמוען יחליט לפתוח את המכתב. אחרת, דוא ל כזה ייחשב כספאם.
כלל שני: "מבנה"
יש לחלק את התוכן של כל מכתב עסקי לנקודות הבאות:
• איך גילית את הנמען
• מה אתה יכול להציע לו
• איך הוא ירוויח משיתוף פעולה איתך
כלל שלישי: "משוב"
בסוף המכתב ציין את אנשי הקשר שלך ואת המיקום שלך. הנמען יידע מיד מי אתה, כיצד ליצור איתך קשר אם ההצעה המסחרית התגלה כמושכת בעיניו.
הכלל הרביעי: "רק שפה רוסית"
מכתב עסקי לא אמור להכיל מילות סלנג, סמלי הבעה, מילים מגונות, קיצורים לא מקובלים ומבני שפה שאינם קיימים. רק השפה הרוסית האדירה.
כלל חמישי: "מעריך את זמן הנמען"
שלח מכתבים עסקיים רק לפי הצורך. הנמען לא יבזבז זמן בקריאת ההצעה המסחרית הבאה. נחשו את הזמן.
כלל שישי: "אחדות הכתיבה"
אם קבצים מצורפים, קבצים מצורפים צריכים להיות בגוף המכתב ולא להישלח במכתב הבא. לרוע המזל, לעתים קרובות מתעלמים מכלל זה.
