על כל ארגון לעקוב אחר כל העסקאות העסקיות. ככלל, כל התנועה מתבצעת על ידי מסמכים תומכים, שהם חשבונאיים. על בסיס תיעוד כזה מבוסס החשבונאות. מהו תיעוד חשבונאי באופן כללי ומדוע יש צורך בכך?
כל התיעוד החשבונאי נערך על גבי טפסים מאוחדים, כלומר על טפסים שנקבעו על פי חוק. במקרה שהטופס לא מסופק על ידי הרשויות הגבוהות, המסמכים נערכים בכל צורה שהיא. מסמכי הנהלת חשבונות חייבים להכיל בהכרח את השם, תאריך ההידור, פרטי הארגון, תוכן הפעולה, שמות תפקידי העובדים וחתימותיהם.
המהות של מסמכים חשבונאיים היא לשקף את כל העסקאות העסקיות המבוצעות על ידי הארגון, כמו גם לפשט את המס והחשבונאות. כל המידע הכלול במסמכי הנהלת חשבונות חייב להיות אמין ומובן. לדוגמא, אם אתה מכין דוח חשבונאי, אזי אין לכתוב את תוכן הפעולה באופן סמוי, יש לציין בבירור וברור את מהותו.
המסמכים חייבים להיערך על ידי המנהל או אדם המאושר על פי צו המנהל. מסמכי הנהלת חשבונות נערכים ביום בו הושלמה הפעולה או לאחר סיומה. לדוגמא, בתחילת החודש נצרך דלק וזה נעשה במהלך כל יום למשך שלושים יום. רואה החשבון יכול לחשב את צריכת הדלקים והחומרי סיכה ביום הראשון של החודש הבא ולערוך דוח חשבונאי.
כל שינוי במסמכים אינו מותר. במקרה שתבחין בשגיאה, עליך להוציא צו תיקון. ואז ערוך מסמך נוסף, שבעתיד יש לחזק אותו עם הקודם.
ניתן להנפיק מסמכי הנהלת חשבונות הן על הנייר והן בצורה אלקטרונית. אך אם אתה משתמש בשיטה האחרונה, אז אם יש צורך, עליך להדפיס עותק, מכיוון שהוא נחוץ להגשה לרשויות המדינה, למשל, למשרד המס.
