לפני עריכת הדוחות הכספיים השנתיים מבוצעת עבודת הכנה רבה. בסוף תקופת הדיווח כל החשבונות התפעוליים נסגרים, בודקים את נכונות הרישומים בחשבונות הסינתטיים והאנליטיים, מתבצע מלאי של נכסים והתחייבויות ונסגרים כתבי-עת להזמנות ופנקס.
הוראות
שלב 1
ספר החשבונות הכללי נפתח מדי שנה. כל שורה בספר תואמת חודש ספציפי, לכל חשבון יש התפשטות משלו. מחזורי האשראי מועברים לפנקס החשבונות מדי חודש, בחלוקה לחשבונות שיש לחייב. בנוסף, הוא מתעד את סך כל מחזורי החיוב. לאחר הזנת כל הסכומים הם בודקים שהמחזורים בחיוב ובאשראי זהים. אם השוויון מופר, עליך לחפש שגיאה בהעברת נתונים מכתבי העת להזמנות או רשומות בהם.
שלב 2
לאחר בדיקת הנתונים, יתרות החיוב והאשראי מוצגות בכל החשבונות. עם זאת, זכור שלחשבונות פעילים יש יתרת חיוב. הוא מחושב כסכום של יתרת החיוב הפותחת ומחזור החיוב, ואז מנוכה ממנה מחזור האשראי. לחשבונות פסיביים יש יתרת אשראי. הוא נמצא כדלקמן: היתרה בהלוואה בתחילת החודש בתוספת מחזור ההלוואה פחות מחזור החיוב.
שלב 3
בנוסף לשוויון ההכנסות, בעת מילוי ספר החשבונות הכללי, יש להקפיד על שוויון חשבונות, כלומר היתרה הכוללת של כל חשבונות החיוב חייבת להיות שווה ליתרת האשראי הכוללת של החשבונות. אם נצפה שוויון זה, יתרות האשראי והחיוב הקיימות מועברות למאזן.
שלב 4
מידע מכתבי הזמנות מועבר לספר הכללי החל ממחזור האשראי, כלומר. ראשית, סך המחזור על זיכוי הזמנת היומן נרשם בעמודה "מחזור אשראי". סכומים אלה נכתבים בנפרד ומכיוון שיש רישומים של סכומים בודדים בחיוב החשבונות התואמים לזיכוי החשבון המצוין ביומן ההזמנות, הם מנוכים בהדרגה. הליך מילוי זה מאפשר לפקח על נכונות הרישומים בחשבונות בפנקס הכללי, מכיוון שהסכום המשתקף בזיכוי של חשבון אחד חייב להיות שווה בהכרח לסכומים שבחיוב החשבונות המתאימים.
