על פי סעיף 11 לתקנה לשימוש בקופות רושמות (מכונות בקרת קופות רושמות), בעת ביצוע עסקאות כספיות שונות עם האוכלוסייה, יש להשתמש בקלטת בקרה מיוחדת (הנקראת דוח Z) בכל המכונות ללא כישלון. יחד עם זאת, על כל קופה רושמת יש לנהל ספר של קופאית-מפעילה, שאושרה בעבר על ידי רשויות המס.
הוראות
שלב 1
שים לב כי יש לשמור את ספר הקופה, קלטות הבקרה המשומשות ותיעוד אחר המאשר ביצוע עסקאות כספיות עם לקוחות לתקופה מוגדרת למסמכים ראשוניים חשבונאיים, לפחות 5 שנים. האחריות להבטחת בטיחותם של מסמכים אלה מוטלת על ראש הארגון.
שלב 2
הקצתה את פקיד הקופה לשמור את היומן בצורה של KM-4, המאושר על ידי צו הפדרציה הרוסית מיום 1998-12-25 כחלק מהמסמכים המאוחדים של תיעוד חשבונאי ראשי לניהול חשבונאות של פעולות מסחריות מסוימות. באמצעות KKM. בהתאם להחלטה זו, יש למנות את כתב העת, לשרוך אותו ולהחתים אותו בחתימותיהם של האנשים הבאים: פקח מס, רואה חשבון ראשי ומנהל המיזם. יש להדביק גם את חותם החברה. יש להזין את כל הרשומות ביומן זה על ידי הקופאית. עליו למלא אותו מדי יום בסדר כרונולוגי בעט כדורי. לא אמורים להיות כתמים בכתב העת, וצריך לציין את כל התיקונים ואז לאשר אותם על ידי חתימות הקופאית, המנהל ורואה החשבון הראשי של הארגון.
שלב 3
הנח את הקופאית בתום משמרת העבודה לערוך דוח מזומנים (בצורה של KM-6). יתר על כן, הקופאית, יחד עם מסמך זה, יוכלו למסור את התמורה על הזמנת קבלת המזומן לקופאית הבכירה. במקרה זה, מסירת הכספים לבנק צריכה לבוא לידי ביטוי בדוח. בתורם, בחברות קטנות עם קופה רושמת אחת או שתיים, על הקופאית למסור את הכסף ישירות לאספני הבנק.
שלב 4
לאחר ציון קריאות המונים ואימות סכום התמורה בפועל, יש צורך לערוך רישום בכתב העת של הקופאית-מפעילה ולאשר בחתימות הקופאית, המנהל והקופאית הבכירה בארגון. צרף דוחות Z לדוח הקופאית, שהם הבסיס למילויו. בקבלה, כמו גם פרסום קבלות מזומן בדלפק המזומנים (בדוח המלא), יש להדביק את חתימות הקופאית הבכירה וראש החברה.
