תנאי האחסון של חוזים שנחתמו על ידי הארגון אינם מוסדרים על פי תקנים ותקנות תעשייתיים, ולכן לעיתים קרובות נשאלת השאלה כיצד להימנע מהפסדם ולארגן את האחסון והחשבונאות הנכון. הפיתרון הסביר ביותר לנושא זה יהיה הנפקת מעשה תאגידי של מפעל מסוים, אשר יקבע את הנוהל להכנת, סיום ואחסון של מסמכים אלה.
הוראות
שלב 1
אם החברה שלך עובדת הרבה עם ארגוני צד ג 'ומספר החוזים שנחתם הוא משמעותי, אז זה הגיוני להפקיד את אחסונם בידי המשרד או מחלקת המשרד. זה די נוח, מכיוון שבמשרד נרשמים כל המסמכים שחתום על ידי הראש ונשלחים על ידי קבלנים. לאחר רישום החוזה שבוצע, על עובדי המשרד להכין את מספר העותקים הנדרש ולהפיץ אותם למוציאים לפועל האחראים, ולשמור את מסמכי המקור במקום המיועד לכך.
שלב 2
אם החברה שלך קטנה ואין לך מחלקת פקידות, כמו גם פקיד אחראי, אז חוזים חשובים אך לעתים רחוקות משמשים, למשל, להשכרה או לרכישת נדל ן, זה הגיוני להישאר במחלקה המשפטית יחד עם המסמכים המרכיבים והמשפטיים של החברה. מחלקת הנהלת חשבונות, שעושה עליהם חישובים, צריכה לספק עותקים של חוזים אלה. באותו מקום, במחלקת הנהלת חשבונות, החנות והחוזים לאספקה, שירותים וביצוע העבודה כאחד מסוגי התיעוד הראשי של החשבונאות, המחייבים שליטה בהסדרים, בתנאי תשלום או בתשלומים תקופתיים קבועים (חשבונות שירות, תקשורת).
שלב 3
בכל מקרה, על כל החוזים להיות בעלי רישום פנימי משלהם, ולכל אחד מהם יש להקצות מספר שבאמצעותו הוא יירשם בפנקס החוזים האלקטרוני. ניתן לבצע יומן זה בגיליונות אלקטרוניים של Excel. בנוסף לכתב העת האלקטרוני, יש צורך לנהל רישום מבוסס נייר על הוצאת הסכמים אלה, אשר ישקף מתי ולמי מהמבצעים האחראים נמסר המקור של ההסכם. יומן זה חייב להכיל שדות לחתימתו של המוציא לפועל האחראי, המאשרים את עובדת קבלתו ומסירתו של החוזה לשמירה.
שלב 4
תאר את נוהל העבודה עם חוזים בתקנות בנוהל הכנה, כריתת ואחסון חוזים ואישורם על ידי ראש המיזם.
