יש לשמור על תיעוד ארגוני. כדי להקל על מציאת החוזה הדרוש לאספקת סחורות בין ניירות עסקיים אחרים, כדאי ליצור עבורם מדף או תיקיה נפרדים. אבל לא רק. צריך לייעל את החוזים עצמם.
הוראות
שלב 1
אספו את כל החוזים שתרצו לסדר והערכו אותם. שימו לב באיזו תדירות הם נחתמים ועם אילו שותפים. זה יעזור לך לבחור כיצד לסווג מסמכים.
שלב 2
אם ישנם שותפים רבים, שיטת הזמנת החוזים עד למועד כריתתם מתאימה יותר. במקרה שבמשך תקופה ארוכה נכרתים חוזים עם אותן חברות, הם יכולים להיות מקובצים לקטגוריה נפרדת (תיקיה) על ידי הצדדים הנגדיים. ובמקרים מסוימים, מספיק רק לארגן את החוזים לפי סדר האלף-בית לפי שמות חברות השותפות.
שלב 3
בכל שיטה שתבחר, זכור שתיקיות מגושמות מאוד לא נוחות לשימוש. בדוק את החוזים והסר את החוקים שהסתיימו מהערימה הכללית. צור עבורם תיקייה נפרדת. לרוב חוזים כאלה ניגשים רק מעת לעת; הם אינם נדרשים בעבודה היומיומית.
שלב 4
בעת עריכת חוזים לפי סדר כרונולוגי, הקפידו על העקרונות הכלליים של שמירת ואחסון רשומות. באותן תיקיות המשמשות לעתים קרובות, חוזים שנחתמו לאחרונה ממוקמים בראשם. להלן מסמכים עם תאריך יצירה מוקדם יותר. בעת הגשת הארכיון, להפך, הראשון צריך להיות בראש, והחוזה האחרון שנחתם צריך להיות למטה.
שלב 5
השתמש בסמנים, תגים, סימניות ונייר מכתבים אחר כדי להפריד ויזואלית בין קטגוריה אחת לאחרת. ודא שמפרידים כאלה נראים בבירור בתיקיה. זה יקל מאוד על החיפוש אחר המסמכים הנדרשים.
שלב 6
לאחר שכל החוזים לאספקת סחורות מונחים בתיקייה בצורה מתאימה, הקפד לערוך רישום מסמכים. שים אותו על הכריכה או שים אותו בתיקייה על גבי כל החוזים. השאירו שורות ריקות ברישום. בעת השקעת חוזה חדש, הזן מידע אודותיו במרשם.
