לאחרונה קיימת נטייה בעסקים לעבור מניהול פונקציונלי לניהול תהליכים, שבקשר אליו התפקיד של תיאור נכון ופורמליזציה של תהליכים עסקיים עולה משמעותית. רק לאחר השלמת פעולות אלה נוכל לדבר על אופטימיזציה של תהליכים עסקיים כאמצעי להגברת היעילות של הארגון.
זה הכרחי
כלי CASE המאפשר לך למסד תהליך עסקי בסימון גרפי
הוראות
שלב 1
הראשון הוא ניסוח תמציתי ומדויק של שם התהליך המתואר, שצריך להיות מובן וישקף את המהות הכללית של רצף הפעולות המרכיבות את התהליך העסקי. לדוגמא, במקום "להגיש בקשה לייצור מוצר לייצור ובקרה על ביצועו", מספיק לקרוא לתהליך "בקרה על ייצור המוצר". השני הוא לפרק נכון את כל התהליך המתואר ל משימות קטנות יותר ("אטומיות") או פונקציות תת-תהליך ומחליטות על רצף יישומן. עם פיצול כזה, התהליך המתואר יהיה התהליך ברמה העליונה. פירוט התהליך ברמה הגבוהה עשוי להשתנות, אך צריך להיות הולם להבנת הקהל שישתמש בתיאור שלך.
שלב 2
ישנן מספר דרכים לתאר תהליך עסקי. הפופולרי ביותר מביניהם הוא גרפי, בעזרת דיאגרמות שנעשו בסימונים שונים (סימון הוא קבוצת סמלים לציון משהו).
הסוגים הנפוצים ביותר של סימנים לתיאור תהליכים עסקיים הם IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) וכו '.
כדוגמה, נתמקד בתרשים שנעשה בסימון BPMN (Business Process Modelling Notation) באמצעות הכלי CASD של PowerDesigner (איור 1). האלמנטים העיקריים בתרשים הם:
1. "תהליך" (פונקציה) - מלבן מעוגל בפינות;
2. "מעבר" - חץ המחבר תהליכים;
3. "פיתרון" - יהלום המכיל שאלה שניתן לענות עליה רק "כן" או "לא";
4. תנאים - ביטויים טקסטואליים שבמסגרתם מתבצע המעבר מפונקציה אחת לאחרת. התנאים מוקפים תמיד בסוגריים מרובעים. לפעמים כדאי לפרק את התרשים ל"מסלולים "- קטעים אנכיים או אופקיים המייצגים את המחלקות בארגון או את האנשים האחראים על פונקציה ספציפית. במקרה זה, הסמל של פונקציה זו חייב להיות בחלקו. בנוסף לאלמנטים המפורטים, התרשים עשוי להכיל גם רשימת נתונים המוזנים או פלטים לתהליך, כמו גם קישורים לכללים או לתקנות לפיהם מבוצעת פונקציה זו או אחרת. דוגמה לתיאור התהליך העסקי "בקרת ייצור מוצרים" מוצגת באיור 1. קל לראות כי תרשים זה דומה מאוד לתרשים הזרימה של האלגוריתם לפתרון הבעיה.
שלב 3
לתיאור גרפי של תהליך ניתן להוסיף גם תיאור טקסטואלי של פונקציות המשנה שלו בתהליך טבלה המכילה את העמודות הבאות: שם התהליך, המחלקה (בעל התהליך), תיאור התהליך, תוצאת ביצוע התהליך. דוגמה לתיאור כזה מוצגת באיור 2. אם צפוי אופטימיזציה נוספת של התהליך העסקי המתואר, ניתן להוסיף לטבלה עמודה נוספת המתארת את הקשיים או החסרונות של פונקציות המשנה שמתבצעות כעת.
