מכתב עסקי הוא המרכיב העיקרי בהתכתבויות עסקיות. הדימוי החיובי של החברה תלוי באוריינות המסמך שנרקם. מכתבים עסקיים נכתבים על ידי מזכירים ועוזרי מנהלים של החברה.
חיבור מכתב עסקי
לכתיבת מכתב עסקי יש בהכרח מטרה: להציע שיתוף פעולה, להגדיל את המכירות לארגון, להאיץ את תהליך תשלום הסחורה, להעלות טענות, להודות על משהו, לסכם עסקה, לברך. המכתב צריך להיות מורכב עם מטרה ספציפית והוא צריך לבוא לידי ביטוי ככל האפשר בו. הקפד לברר את פרטי החברה שאליה אתה הולך לשלוח את המכתב. אתה צריך לדעת את המקסימום לגבי בן / בת זוג פוטנציאליים.
לעתים קרובות, חברות שולחות הרבה מכתבים המציעים סחורות או שירותים, אך יחד עם זאת יש מינימום מידע על הנמענים. זו הטעות העיקרית של כל אנשי העסקים המתחילים. אחרי הכל, תמיד נעים יותר למקבל המכתב לדעת שהוא פונה באופן אישי. פנייה לאדם בשמו היא הבסיס למכתב מכירות מוצלח, למשל. וגם אם אינך יודע את שם הנמען, בכל מקרה, אינך יכול לכתוב את עמדתו של האדם בגרסה מקוצרת כשאתה מתייחס אליו.
עיצוב מכתבים עסקיים
באופן אידיאלי, לכל חברה יש שם מותג משלה. זה נכתב מכתב עסקי. נייר המכתבים מכיל תמיד את שם הארגון, המיקום האמיתי והחוקי, אנשי קשר, אתר אינטרנט, כתובת דוא"ל, לוגו ומידע אחר אודות הארגון. שוליים לאותיות עסקיות: למטה, למעלה, לימין ולשמאל יש גדלים סטנדרטיים. השוליים השמאליים הם 3 ס"מ מכיוון שכל המסמכים נשלחים לתיקיה. שוליים ימניים - 1.5 ס"מ. כניסה עליונה ותחתונה: 1 ס"מ.
כל מכתב עסקי מתחיל בכותרת קצרה וקולעת באמצע. הכותרת בוודאי תחשוף את תוכן הטקסט. כותרת המכתב העסקי מכילה: שם החברה המקבלת עם השם המלא, וכן מיקום האדם המקבל (בפינה הימנית העליונה). הפינה השמאלית העליונה מתחת לכותרת הינה מקום לציין את מספר האות ואת תאריך הרישום (היוצא). אם מכתב עסקי נכתב כמכתב תגובה, עליך לציין לאיזה מסמך מכתב זה מגיב. הכותרת של מכתב עסקי מצוינת לאחר תאריך ומספר המסמך. בסוף המכתב מצוין חתימת השולח. כמו כן, יש לכתוב את השם המלא והמשרה.
אם המכתב מכיל נתונים פיננסיים כלשהם על החברה, חתימתו של רואה החשבון הראשי חייבת להיות בתחתית. סדר החתימות הוא כדלקמן: ראשית חתימת המנכ ל, ומתחתיו רואה החשבון הראשי. כמו כן, בסוף המכתב מודבק החתימה הרשמית של הארגון. הגודל ה -12 והריווח היחיד של Times New Roman הם הסטנדרט להתכתבויות עסקיות רשמיות. נהוג לשלוח מכתב עסקי, שהוא הצעה רצינית, בדואר ולא באמצעות פקס או דואר אלקטרוני. השליח מעביר את המכתב באופן אישי למנהל או למזכירה. מכתב כזה יש להעביר במעטפת חברה גדולה, המודפסת בשיטה טיפוגרפית. כל זה עובד כדי ליצור תדמית חיובית של החברה.
