משרד פרטי או ארגון ממשלתי, המתמודד עם הצורך לעבור, נאלצים לפתור בעיות בתנועה של כמות עצומה של רהיטים, ציוד וטכנולוגיה שנצברו במהלך המבצע. חובה כי כל הפריטים יועברו בצורה מסודרת ללא נזק. לכן, יש צורך לארגן כראוי את העברת המשרד.
מעבר למשרד ייקח זמן מה, אז עשו זאת זמן רב מראש, הקצו כחודש לכל ההכנה. לאילו נקודות כדאי לשים לב במיוחד?
✔ אם החברה די גדולה ויש לה צוות גדול, מומלץ להכין מראש תוכנית ניהול לאירוע אחראי שכזה. יש צורך לזהות את משימות העדיפות, לקבוע את התקציב, למנות עובדים אחראיים לכל הנקודות, והכי חשוב, למנות רכז לכל תהליך המעבר. הוא זה שייקח את השליטה על המשימות העיקריות והמשניות. הקפידו להודיע ללקוחות שאתם מתכננים לעבור למשרד חדש.
✔ השלב הבא הוא חתימה על הסכם עם חברת ההובלות שבחרתם. בנוסף לפעולות העמסה ופריקה והובלת רכוש לנקודת היעד, ניתן להוסיף סעיפים נוספים לחוזה. לדוגמא, פירוק והרכבת רהיטים, הצבתם בחדר חדש, חיבור של כלי עזר וציוד נייח, ניקיון מקום לאחר המעבר.
✔ ערכו רשימה מלאה של הנכס המעורב במהלך. זה בהחלט יהיה צורך בעת משיכת אנשי מקצוע מחברת ספקים ויעזור למנוע בלבול בעת מעבר משרד לבד. היפטר מכל רכוש מיותר - למכור אותו, לאחסן או לזרוק אותו. אין צורך לבזבז כסף וזמן על הובלת דברים מיותרים.
✔ הכן תיעוד המשקף את תכנית הנחותיך העתידיות, הצבת מקומות העבודה של העובדים במקום חדש, בו יותקנו רהיטים ומחשבים במשרד החדש. זה יחסוך לך הרבה זמן.
✔ ניתן לרכוש את כל חומרי האריזה והקרטונים הדרושים מחברת הספנות עצמה. ארז את כל הפריטים האישיים בקופסאות. הקפידו לסמן במדבקות. מומלץ לעובדים להוציא הוראות תזכיר כיצד לעשות זאת נכון.
✔ נתק מחשבים וציוד אחר מאספקת החשמל. זה נעשה רק על ידי מומחה - מנהל מערכת.
✔ ערכו רשימות של כל האנשים המעורבים במהלך. הכן עובר מראש לכולם, אם יש צורך בהם. ציין את כל הרכבים המעורבים בהעברת המשרד. יש לוודא מעבר ללא הפרעה למקום הטעינה / פריקה.
העברת משרד החברה היא אירוע רציני למדי. אבל, כפי שאתה יכול לראות, עם הגישה והארגון הנכונים, ניתן למזער את כל העלויות. לשם כך, די בתכנון נכון של התהליך, ואי הנוחות הקשורה למהלך תמוזער הן עבור עובדי החברה והן עבור לקוחות החברה.
