מפעלים מסחריים או תעשייתיים מאחסנים פריטי מלאי במחסנים מאובזרים במיוחד. אם הארגון גדול, מספר יחידות האחסון יכול להיות במאות אלפי ואף מיליונים. לכן, חשוב מאוד לארגן כראוי את חשבונאות האחסון והתנועה של נכסים מהותיים במחסן.
ציוד מחסן
לפני שמגיעים נכסים מהותיים הדורשים מיקום ואחסון, יש צורך למצוא חדר מיוחד למחסן ולצייד אותו בכל הציוד הדרוש, תלוי איזו סחורה תאוחסן במחסן. ציוד מיוחד יבטיח את שלומם.
אז כדאי להזמין מחסני חנות מומחים שיהיו אחראים על קבלת המלאי ואחסונו. עם כל אחד מהם, יש צורך בכריתת הסכם נוסף על אחריות מהותית, שלאחריו תנחה ותכיר אותם בנוהל שמירת התיעוד ועם אותם מסמכים וטפסים לפיהם נרשמים ערכים מהותיים. אם היקף מלאי המחסנים גדול, אינך יכול להסתדר בלי מחשבים ותוכנות מיוחדות. עם זאת, עדיף להכניס חשבונאות אוטומטית של נכסים מהותיים במחסן של ארגון סחר בכל מקרה.
ארגון חשבונאות מחסן
אנשים מהותיים מנהלים תיעוד של מוצרים וסחורות במחסן בהתאם לכללי האחסון לפי סוג וכיתה. חשבונאות, בהתאם לסוג הסחורה, יכולה להתבצע הן מבחינה כמותית והן מבחינה כספית. במקרה זה, עבור כל מספר טובין של רשימת מלאי, ממלא "כרטיס הנהלת חשבונות מחסן", הנפקתם לאחראים המהותיים מתבצעת כנגד חתימה במגזין או בפנקס הכרטיסים הנפרד.
כרטיסים נפרדים מונפקים עבור סחורות שאוחסנו מאז השנה שעברה והתקבלו במחסן בשנה הנוכחית. כל כרטיס מציין את מיקום האחסון של מוצר זה, ומציין את מספר המחסן והמתלה. חשבונאות יכולה להתנהל לא באמצעות כרטיסים, אלא ב"ספרי חשבונאות מחסן "מיוחדים.
אחראי לאחסון - על מנהל המחסן לבצע שינויים בכרטיסי החשבונאות על בסיס יומי על בסיס מסמכים חד פעמיים, ולהציג את השאר לאחר כל הזנה כזו. באחריותו לערוך דוחות הוצאות על נכסים מהותיים, יש להזין את נתוניהם בכרטיסים סגורים לא יאוחר מהיום הראשון בחודש שלאחר חודש הדיווח.
מנהל המחסן עוקב כל העת אחר המצב ומודיע להנהלה על הירידה במלאי הסחורות הנדרש או להיפך, על כמותם העודפת. מדי חודש הוא מגיש למחלקת הנהלת החשבונות של הארגון "דוח על העברת נכסים מהותיים" בצירוף מסמכים ראשוניים המאשרים קבלת וצריכת סחורות.
