הכלי העיקרי לניהול התזרים הכספי של כל חברה הוא החשבון השוטף. ההנהלה המוסמכת שלה מבטיחה הסדרים בזמן עם שותפים עסקיים, ספקים וקבלנים, עובדי הארגון והתקציב. ניתן לחלק את הרגולציה של תשלומים שאינם במזומן ל -2 חסימות: ביצוע העסקאות בחשבון השוטף והשתקפותן בחשבונות החשבונאיים.
הוראות
שלב 1
ככלל, לעסקים קטנים אין בעיות מיוחדות בארגון התשלומים: העובד הפיננסי מגיש הזמנות, לוקח אותן לבנק או מעביר אותן באופן אלקטרוני באמצעות מערכת הלקוח-בנק, מקבל דוחות ומעלה אותם בתוכנית החשבונאית.. אם אנחנו מדברים על חברת אחזקות שמאגדת כמה עשרות ישויות משפטיות, נדרשת מערכת לניהול החשבון השוטף.
שלב 2
ארגן חשבונאות של מסמכים שהתקבלו לתשלום מחטיבות שונות של החברה: רשום אותם ביומן מיוחד או בקובץ אלקטרוני עם גישה לרשת המקומית. אחסן את החשבונות, המפרט, תווי השירות ויישומים אחרים להעברת כספים בהתקני אחסון שונים בנושא הרלוונטי: מיסים, משכורות, תשלומים לספקים ראשיים, עלויות שירות, הסדרי הלוואות וכו '.
שלב 3
בעת ביצוע הזמנות תשלום בדוק היטב את פרטי הבנק של הנמען, את סכום התשלום ומטרתו. איש אינו חסין מטעויות, לכן, בעת הגשת תשלומים מוכנים לאימות וחתימה לרואה החשבון הראשי, צרף לכל הזמנה את המסמך העיקרי שעל בסיסו נערך.
שלב 4
ככלל, חשוב שעובדים שהשאירו בקשה לתשלום כל הוצאה יידעו את התאריך ומספר הזמנת התשלום. כדי לא להיות מוסחת מחיפושים בכל שאלה, יש לנהל רישום מאוחד יומי של עסקאות חשבון שוטף. עליו להכיל מידע אודות הנמען, סכום ותכלית התשלום, עם גורמים משפטיים רבים בחברה - אודות המשלם וכן מספר ההזמנה.
שלב 5
ניתן להרכיב ידנית רישום כזה של עסקאות, אך גרסתו האוטומטית תהיה האופטימלית ביותר. לרוב תוכנות הנהלת החשבונות פונקציה דומה, או שאפשר ליצור אותה.
שלב 6
מטעמי נוחות, שמור סיכום תשלומים בקובץ משותף, או פרסם אותו מוכן ברשת המקומית של הארגון שלך. בדרך זו כל המתעניינים יכולים לקבל את המידע הדרוש להם.
שלב 7
כדי לא לפספס את מועדי התשלומים הרגילים, ערכו לוח שנה להוצאות המתוכננות: מיסים, תשלומי ריבית על הלוואות, חלקים רגילים במסגרת חוזים וכו '.
שלב 8
כדי לשקף נכונה עסקאות בחשבון השוטף בחשבונאות, הסכם עם רואה החשבון הראשי בכתב עסקאות סטנדרטיות והתמקד בהן בעת פרסום דוחות בנק.
שלב 9
הקפד להתקין את מערכת "לקוח-בנק". זה יאפשר לך להימנע מנסיעות יומיות לבנק ולהאיץ את התשלומים, מכיוון שגידול הבנק לא צריך לעבד אותם ידנית. כמעט כל התוכניות הללו תומכות בפונקציות חילופי תוכניות חשבונאיות: טעינת הזמנות תשלום ופריקת דוחות.
שלב 10
כמובן שאוטומציה של התנחלויות אינה מבטלת מסמכי נייר, לכן אל תשכחו לקבל באופן שוטף דוחות חשבון מהבנק ולהעבירם למחלקת הנהלת חשבונות.
