הכנה והגשת תיקים לארכיון הם חלק בלתי נפרד מתהליך העבודה. רישומם מתחיל בארגון מרגע הגשת המסמכים ומסתיים בהעברה לארכיון בסוף השנה הקלנדרית או תקופות האחסון. במקרים מסוימים, התיקים נשמרים יותר משנה. אלה כוללים, למשל, מסמכים הקשורים לרישומי כוח אדם.
הוראות
שלב 1
כדי שההליך להגשת תיקים בארכיון לא ייקח הרבה זמן, עליכם לעקוב אחר הכללים לרישום שלהם במהלך התהליך הנוכחי. בעת העברת תיקים לארכיון לאחסון קבוע או זמני, עליכם לתפור מסמכים, גיליונות מספרים, לערוך כתובת סופית, אם נקבע בהוראות העבודה, וכן לערוך מלאי פנימי.
שלב 2
יחד עם זאת, שם הארגון או הארגון, האינדקס בהתאם למנוח המקרים, תאריך פתיחתו וסגירתו, וכן תקופת האחסון מצוינים בשער התיק שנמסר. אל הארכיון.
שלב 3
המסמכים שיש לארכיון מוגשים בתיקייה נפרדת עם כריכה קשה. אם המסמך הוא בעל ערך מסוים, ככלל, הוא לא תופר, אלא שמים אותו בתיק או במעטפה ומצורף למארז. בסוף המארז התפור והממוספר, מונח דף אישור, ובראשיתו - מלאי פנימי. במקרה זה, עובי המארז לא יעלה על 40 מ מ ומספר הגיליונות לא יעלה על 250.
שלב 4
עבור תיקים המאוחסנים בארכיון באופן קבוע, כמו גם באופן זמני, אך לא פחות מ -10 שנים, נערך מלאי להעברת תיקים לארכיון. במקביל, נערך מלאי נפרד למסמכים הקשורים לרישומי כוח אדם. שמות התיקים מוזנים בו, שלכל אחד מהם מוקצה מספר סידורי, וצוין גם קוד מינוי. מלאי נעשה בשני עותקים אם הקבצים נשארים בארכיון הארגון. אם יש להעביר את הקבצים לארכיוני המדינה, צריכים להיות ארבעה עותקים.
שלב 5
מקרים אשר כפופים לאחסון לאחר השלמתם פחות מ -10 שנים ניתנים לארכיון על פי שיקול דעתה של הנהלת הארגון. הצורך בהגשת תיקים יהיה תלוי בעומס העבודה בארכיון, בתדירות הגישה למסמכים ישנים וכו '.
