כל תנועת כסף בדלפק הקופות של הארגון חייבת להיות רשמית כראוי. לשם כך, הקופא צריך לערוך דוח, שמועבר לאחר מכן למחלקת הנהלת חשבונות להמשך חשבונאות. בחלק מהארגונים הקטנים אין עמדת "קופאית" בטבלת האיוש, ולכן רואה החשבון הראשי אחראי על אחזקת ועיבוד מסמכי מזומנים. כדי לשמור על משמעת במזומן, חשוב מאוד לערוך נכון את כל המסמכים.
הוראות
שלב 1
דוח הקופאית צריך להיווצר באותם ימים שהיו תנועות בקופה: בין אם מדובר בהנפקת כסף לדוח ובין אם בתשלום שכר העבודה.
שלב 2
על הדו ח שעשה הקופאית להכיל את אותו המידע כמו העלה הרופף של פנקס הקופות. בדרך כלל, ישנם טפסים בתוכניות הנהלת חשבונות שנוצרים אוטומטית בעת הזנת הנתונים. אם אתה משתמש בחשבונאות ידנית, טופס הדוח של הקופאית הוא עותק של גיליון ההחלקה.
שלב 3
על דוח הקופאית להכיל מידע כמו המספר הסידורי של המסמך, תאריך ההכנה, הסכום ושם הפעולה.
שלב 4
צרף לדוחות הקופאית את כל המסמכים המאשרים את העברת הכסף. אם זו בעיה לדוח, צרף הזמנת מזומן בהוצאות (טופס מספר Ko-2). כאשר מזומנים מגיעים לדלפק הקופות של הארגון, צרף קבלה במזומן (טופס מס 'KO-1). אם זו הנפקת שכר, בנוסף לשובר מזומן בהוצאות, צרף שכר (טופס מס 'T-53).
שלב 5
מומלץ לשמור את דוח הקופאית בתיקיה נפרדת. תוסיפו אותו בסדר כרונולוגי, בסוף התקופה (זה יכול להיות חודש, רבעון, חצי שנה, שנה וכו '), תפרו את כל הסדינים, ספרו אותם. בסוף, על הגיליון האחרון, כתוב: "תפור, ממוספר ומהודק (ציין כמה גיליונות)." בעת חישוב יש לקחת בחשבון קבלות, הזמנות והצהרות.
שלב 6
זכור כי דו ח הקופאית הוא העתק של גיליון ההחלקה, אך עם מידע מורחב יותר. ההבדל הוא שעליו להיות חתום על ידי הקופאית, ועל פנקס המזומנים להיות חתום על ידי רואה החשבון הראשי וראש הארגון.
שלב 7
הבנק המשרת אותך עשוי לדרוש מסמכים לבדיקת תחזוקת משמעת המזומנים. במקרה זה, בנוסף לפנקס המזומנים, עליך לספק את הדו ח עצמו.
