נוכחותה של מערכת ניהול איכות מהווה כיום עדות ליציבות ואמינות החברה. יישומה משפר את יכולת הניהול והתחרותיות, כמו גם מפחית עלויות.
זה הכרחי
- - "מדיניות איכות";
- - "איכות איכותית";
- - "נהלים מתועדים ברחבי המערכת";
- - תוכנית המתאימה ל"מדיניות האיכות ";
- - תקנות המסדירות את התהליכים העסקיים בחברה;
- - כוח אדם מאומן ומאומן.
הוראות
שלב 1
מערכת ניהול האיכות מהווה אינדיקטור לאמינות החברה ויכולתה לייצר מוצרים בהתאם לדרישות הלקוח. מטרת יישום המערכת היא לא לכלול שגיאות אפשריות בעבודת כוח האדם העלולות לגרום לפגמים. נוהל הטמעת מערכת ניהול האיכות הוא רב תכליתי ורב-שלבי ודורש הטמעה של זמן רב (עד 1.5 שנים).
שלב 2
הטמעת מערכת ניהול איכות מתחילה בהחלטה של ההנהלה לגבי המומלצות ליזום תהליך זה. ברמת ההנהלה הבכירה מפותחות יעדים לבניית המערכת, כמו גם צעדים טקטיים ספציפיים להשגתם. יש לתעד את כל זה בצורה של הזמנות ומסמכים אסטרטגיים. אחד החשובים ביותר הוא "מדיניות האיכות", שבצורה נגישה ותמציתית צריכה להכיל את עקרונות המפתח שעליהם תתבסס מערכת האיכות. עליהם להתיישר עם סדרי העדיפויות של החברה ולהתבסס על ערכיה.
שלב 3
השלב הבא הוא להעביר את ההחלטה ליצור את המערכת לצוות, כמו גם להצדיק את חשיבותו של הליך זה עבורם. כל העובדים, בהנחיית אדם אחראי בחברה, חייבים ללמוד את תורת הניהול וכן את תקני ה- ISO הבסיסיים. תשומת לב מיוחדת מוקדשת לכשירותם של אנשי כוח האדם, לידעם ולניסיונם הדרושים במסגרת מערכת ניהול האיכות.
שלב 4
בשלב הבא עליכם להשוות את מצב העניינים הנוכחי בחברה ואת הדרישות לתקני ISO. ניתן לעשות זאת על ידי ראיון ותשאול של עובדי החברה. התוצאה צריכה להיות דוח המספק הנחיות כיצד מיישמים את הדרישות הספציפיות של התקן ומה צריך לעשות. בדו ח יש לשים לב במיוחד למצב העניינים הנוכחי: התהליכים העיקריים והעזרים של החברה, התהליכים העסקיים הקריטיים ביותר, נוכחות תקנות רלוונטיות וכן חלוקת האחריות והרשויות על ידי אנשים ומחלקות. התוצאה של הטמעת מערכת ניהול האיכות צריכה להיות ביטול הסתירות בין המצב הנוכחי והנדרש.
שלב 5
יישום של מערכת ניהול איכות הוא בלתי אפשרי מבלי להכין תוכנית פרוייקט. עליו להכיל תיאור שלבי ההליך, רשימת האחראים לכל שלב וכן חלוקת התקציב. זה האחרון מורכב מעלויות התשלום עבור שירותיהם של יועצים חיצוניים, מעלות אנשי ההדרכה, וכן מהמחיר שיהיה צורך לשלם בגין הסטת ההנהלה מהעבודה העיקרית. התוכנית מסתיימת בקריטריונים לפיהם ההנהלה תקבע אם השיגה את יעדיה (למשל שיעור גרוטאות, שיעור שביעות רצון לקוחות, שיעור תשואה).
שלב 6
תקני מערכת ISO דורשים לתעד את כל התהליכים העסקיים של החברה. בתחילה, על בסיס "מדיניות האיכות" מכינים "מדריך איכות". מסמך זה מכיל תיאור של תחומי אחריות, דרישות למחלקת האיכות, אלגוריתם לניהול מסמכים, נהלים לקבלת תלונות ועיבודן.קבוצה נוספת של מסמכים נקראת "נהלים מתועדים ברחבי המערכת". על פי התקן, יש להסדיר 6 נהלים מרכזיים. מדובר בניהול מסמכים, נתונים, ביקורת, נישואין, אמצעים, תיקון סתירות ומניעת הופעת סתירות. לבסוף, קבוצת המסמכים הבאה צריכה לתאר את הכללים לתכנון ויישום יעיל של תהליכים לניהולם.
שלב 7
לאחר שכל התהליכים העסקיים תוקנו, יש צורך להתחיל בהפעלת ניסיון של המערכת. ניתן להתחיל בתהליכים בהדרגה, למשל, על ידי התחלת פעולת ניסיון במחלקת האספקה, ואז מעבר למחלקת המכירות. פעולת הניסוי צריכה להיות מלווה בביקורת פנימית של מערכת הניהול כדי לזהות נקודות חוזק וחולשה. על הביקורת להשוות בין מדדי איכות כמותיים לבין הפרמטרים האידיאליים לחיפוש. יש לרשום ולתקן את כל החריגות בהתאם לתוצאות עבודת העובדים.
שלב 8
השלב האחרון הוא הסמכת ה- QMS. לשם כך עליכם להגיש בקשה לגוף ההסמכה, לצרף אליו את כל מסמכי הרגולציה המוכנים, תרשים של המבנה הארגוני של החברה ורשימת לקוחות המפתח שלה. לאחר בחינת המסמכים שהוגשו ובדיקת מערכת האיכות ישירות בארגון, מרכז ההסמכה מכין פרוטוקול המשקף את כל חוסר העקביות. על בסיס תוצאותיה, על החברה, במסגרת פרק זמן מוגבלת, לבטל את כל ההערות ולספק את תוצאות ההתאמות. אם מתוקנים הפערים, ניתנת לחברה תעודה. לוקח כחודש להשלים אותו.
שלב 9
לאחר הסמכת החברה, העבודה על שיפור מערכת ניהול האיכות לא אמורה להיפסק. יתר על כן, על גוף ההסמכה לבצע ביקורת מעת לעת. מטרתם היא לאשר כי החברה משפרת ללא הרף את מערכת הניהול שלה.
