לאנשים רחוקים מחשבונאות, קשה להבין את שמחתו של רואה חשבון שהצליח לבסוף לאזן את היתרה! מדוע מצבים מתרחשים כאשר הנכס וההתחייבות אינם יכולים להתכנס בשום צורה, ומדוע יש צורך להתכנס?
רואה חשבון ABC
על מנת לנהל עסקים בצורה יעילה ולקבל החלטות ניהול נכונות בזמן, עליך לעקוב אחר תהליכים עסקיים ופעילות עסקית שוטפת בזמן הנוכחי. לשם כך, הנתונים מהתיעוד הראשוני מקובצים לחשבונות חשבונאיים, מדוע נתונים שיטתיים, ניתוחם והנהלת הארגון מסוגלת להסיק מסקנות לגבי תוצאות מאמציהם.
חשבונאות מבוססת על עיקרון הכניסה הכפולה: כל עסקה עסקית חייבת לבוא לידי ביטוי בחיוב ובאשראי של חשבונות, כלומר. רכישות חייבות להיות שוות להוצאות. זה לא יכול לקרות אחרת מכיוון שהאמצעים עוברים ממצב אחד למשנהו, אך הם אינם יכולים להתעורר משום מקום ולהיעלם ללא עקבות. על פי העיקרון הזה כל מערכת הנהלת החשבונות בנויה, ועצם המושג "איזון" פירושו שוויון כאשר מקפידים על כלל זה.
כל עסקה עסקית משפיעה על שני חשבונות חשבונאיים: אם מתקבלים כספים בדלפק המזומנים, יש לציין את מקור קבלתם; כאשר מוציאים כספים אלו, קטגוריית ההוצאות באה לידי ביטוי בחשבונאות: בין אם מדובר בתשלום לספק, שכר עובד או תשלומי מס - עבור כל אחד מהם יש קטגוריה בתכנית החשבונות. בנוסף, עקרון הכניסה הכפולה אינו שולל אפשרות לטעות חשבונאית: אם היא אכן מתרחשת, לא ניתן לאחד את היתרה.
כיצד למצוא שגיאות בחשבונאות?
כל השגיאות החשבונאיות הן משני סוגים: מכוון ולא מכוון, אך לעתים קרובות יותר מאחרות, נעשות שגיאות המערכת הבאות:
- במהלך חשבונאות ראשונית, כאשר עסקאות נרשמות בחשבונאות ללא מסמכים מתאימים;
- במקרה של רישום בטרם עת.
- בעת עריכת ערכים שגויים. במקרה זה, נתוני חשבונאות מעוותים;
- בהערכה, יכול להיות קשור להפרות בכללי החשבונאות הראשית, חישוב סכום ניכויי הפחת;
- שגיאות ספציפיות יכולות להתרחש בעת תקלה במחשבים, בעת שימוש בתוכניות חשבונאות שגויות, כאשר יש הפסקת חשמל פתאומית, כאשר תוכניות מחשב זדוניות מוחדרות למערכת.
בכל המקרים, השיטה היעילה ביותר לאיתור טעויות בחשבונאות היא עריכת מלאי, כאשר היתרה בפועל מתיישבת עם החשבונאות. במקרה זה ניתן לחשוף את עובדות רישום שגוי של ערכים וגניבה. גם ביצוע פיוס עם צדדים נגד הגעה וצריכה של פריטי מלאי יעזור.
בעת עריכת המאזן באופן ידני, רואה חשבון מנוסה יכול "בעין" לראות עסקאות שגויות, וכן לעקוב אחר תנועת הכספים בחשבונות החיוב והאשראי. בנוסף, כדאי ליישם את שיטת הבקרה הלוגית, עם יצירת "נקודות בקרה", שערכיהם בדיווח הנכון חייבים להתאים.
