חברות רבות, ללא קשר לצורת הבעלות שלהן, מכינות מדי שנה דוחות ציבוריים על תוצאות הפעילות השנתית. מסמכים אלה משמשים מקור מידע לציבור הרחב, ויחד עם זאת הם מהווים עדות גלויה ליעילותו או לחוסר היעילות של הארגון.
החלטת אסיפת בעלי המניות לגבי גורלה העתידי של החברה, הערכה ציבורית של פעילויות הארגון וכו 'יכולה להיות תלויה במידת עריכת הדו"ח השנתי. במילים אחרות, מומחה או יחידה מבנית המפתחת את הדו"ח השנתי. צריך להיות מודע לכך שלא רק המוניטין תלוי באיכות המסמך הסופי, אלא גם בפיתוח נוסף של הארגון.
לעתים קרובות, משימת הכנת הדוח השנתי מוטלת על מחלקת האנליטיות או על יחידה מבנית אחרת שמבצעת את פונקציות איסוף המידע על פעילויות החברה כולה לתקופה השנתית.
תלוי בסוג הפעילות של הארגון ואופי הקהל אליו מיועדים המסמכים, ניתן לקיים את הדוח בסגנון מסמכים פנימיים או מידע ציבורי עבור מגוון רחב של קוראים. עוקב אחר סגנון התיעוד הפנימי לדוחות המוצגים לצוות המייסדים ולבעלי המניות בחברה. במקרה זה, יותר תשומת לב בדו ח מושמת על ביצועים פיננסיים, יעילות כלכלית וביצועים בהשגת היעדים המרכזיים המתוארים בתוכנית.
לדיווח ציבורי, אשר ככלל מתפרסם באתר הרשמי לצפייה בציבור, נדרש תיאור מפורט יותר של פעילויות הארגון, משימותיו ומשימתו. מספר מהמידע שנמסר דורש הסבר מפורט, עליו מכינים קטע נפרד. ככלל, שירותי אנליטיקה עוסקים בפיתוח דו ח ציבורי בשיתוף פעולה הדוק עם מומחי יחסי ציבור, שיש להם אפשרות לתקן מידע בהתאם למשמעותו.
ללא קשר לאופי קהל היעד של הדו ח, כל מסמך סופי מקובץ בבירור לחלקים. בחלק הראשון, ככלל, ניתנות המשימות שהוצבו בפני הארגון והתוצאות להשגתן. להלן תוצאות כספיות לשנה ותוצאות הייצור.
החלק האחרון הוא ככלל הפעילות החברתית של החברה. ככלל, מידע זה נכלל בדוח ציבורי המספק את תוצאות המדיניות החברתית של החברה. כחומרים להכללה בדו ח, נלקח מידע על הענקת נציגי הארגון למעלות גבוהות בתחום התמיכה החברתית, תוצאות פעילויות צדקה וכו '.
יש לזכור כי בעת בחירת המידע שישתקף בדו"ח, יש צורך לשמור על אובייקטיביות המידע שנמסר. יש להקפיד על כלל זה גם אם תוצאות הפעילות של החברה באינדיקטורים מסוימים רחוקות מלהיות אידיאליות או מעידות על ביצועים לא מספקים. אם כבר מדברים על זה, הדו"ח צריך לשקף את הסיבות האפשריות שהובילו לתוצאות כאלה, כמו גם להפנות את תשומת הלב של הקהל לכוונה האיתנה לחסל את הבעיה בתקופה העתידית.
