נכסים מהותיים בארגונים יכולים להיות מונפקים לעובדים עבור הוצאות עסקיות ותפעוליות שונות. זה יכול להיות רכישת פריטי מלאי, תשלום עבור שירותיהם של ארגוני צד ג 'שונים וכן הוצאות נסיעה. יישום כספים כאלה צריך לבוא לידי ביטוי במסמך כגון דוח הוצאות.
נכון לעכשיו, יש צורה מאוחדת של דו ח המקדמה - N AO-1, אשר מאושר בהחלטה מיוחדת של הוועדה הסטטיסטית הממלכתית ברוסיה. הוא משמש כמעט את כל הגופים המשפטיים, ללא קשר לסוג הנכס העומד לרשותם.
מהו דוח הוצאות
ביסודו של דבר, דוח הוצאות הוא מסמך דו צדדי המושלם בדרך כלל על ידי האחראי והאיש בתפקיד רואה החשבון. מסמך נערך בעותק אחד, כמו לגבי המובילים, זהו טופס אלקטרוני ונייר של הדוח. על פי החוק, לנייר כזה אין את הזכות לאחסן רק בצורה אלקטרונית אחת, עליו להדפיס ולאחר מכן לחתום על ידי המנהל, העובד האחראי וחשב החשבון.
המסמך מוגש לא יאוחר משלושה ימים לאחר תום התקופה בה הונפק סכום מסוים או לאחר חזרתו מנסיעת עסקים.
מה משתלב בדוח הוצאות
בצד האחורי של מאמר זה יש עמודות 2-4, המציינות את הפרטים העיקריים של המסמכים שיאשרו את העלויות שנגרמו. זה יכול לכלול את המספר, התאריך והשם. עמודה מספר חמש מציינת את סכום העלויות עבור עמודות אלה. יש סעיף מיוחד למילוי אם הכספים הונפקו במטבע חוץ.
לדוח המקדים יש לצרף מסמכים הנדרשים בטופס. כאן תוכלו לציין ניירות כמו מכירות וקבלות במזומן, קבלות במזומן, חשבוניות, כמו גם מסמכי תחבורה שונים, כמו שוברי נסיעות.
את עיקר הדו"ח משלים רואה החשבון. חשוב לבדוק היטב את כל המידע המשתקף במסמך. לדוגמא, האם יש הוצאה ממוקדת של משאבים מהותיים, נבדקת זמינות כל המסמכים הדרושים, כמו גם את האוריינות בביצועם. רק אז המומחה מתחיל למלא את הדו"ח.
יש להקצות למאמר זה מספר ותאריך משלו. בצד הקדמי רושם החשב את שם היחידה המבנית בה עובד האדם תחת הדו ח, הנתונים האישיים שלו והתפקיד שמילא.
רואה החשבון חותם על דוח המקדמה בצד הקדמי, ומי שחייב להתחשב בכסף שם סימן על הגב. רק לאחר מכן, המסמך נמסר למנהל, אשר בחתימתו יאשר את הדוח לסכום שצוין, תוך ציון במילים ובמספרים.
