אם החברה שולחת עובד למסע עסקים, אז עם חזרתו היא מחויבת להחזיר את העלויות הכרוכות בנסיעת העסקים. כלל זה נשלט על ידי סעיף 168.1 לחוק העבודה של הפדרציה הרוסית. לצורך התחשבות בעסקאות מסוג זה, נערך דוח מקדמה וההחזר מתבצע מכספים אחראיים.
הוראות
שלב 1
דווח על הכספים לעובד היוצא לנסיעת עסקים. סכום זה נקבע על פי הזמנת נסיעות העסקים ומחושב בהתאם לנורמות שנקבעו בחוק. טופס הזמנת מזומנים לסכום שצוין וסמן את מטרת הכספים. שיקוף בחשבונאות הנפקת מזומנים בחשבון האשראי 50 "קופאית" בהתכתבויות עם חשבון 71 "הסדרים עם אנשים אחראיים".
שלב 2
בקש מהעובד למלא דוח מקדים על הטופס המאוחד AO-1, ובו עליו לשקף את כל ההוצאות שהוצאו במהלך נסיעת עסקים הקשורות לייעודו המיידי ומתועדות. במילים אחרות, אם העובד השתמש בתחבורה ציבורית, אז עליו לדרוש מהמנצח כרטיס, ואם קנה אוכל, אז לבקש קבלה. בהעדר מסמכים אלה, אין לאחראי האחריות כל זכות לדרוש החזר הוצאות בגין עלויות כלשהן.
שלב 3
חשב את הסכום שהוציא העובד לנסיעת עסקים. כל ההוצאות צריכות לבוא לידי ביטוי בזיכוי חשבון 71 בהתכתבויות עם החשבון, המאפיין את מטרת ההוצאות. לדוגמה, אם נקנו סחורות לצרכי החברה, נעשה שימוש בחשבון 41 "טובין"; אם בוצעו הוצאות אירוח או הוצאות בגין אוכל ולינה, חשבון 26 "הוצאות כלליות".
שלב 4
החזר הוצאות אם הן חורגות מסכום הדיווח שהונפק. לשם כך, רשמו את צו ההוצאת המזומנים המתאים ופתחו רישום במחלקת הנהלת חשבונות עבור הסכום שצוין: אשראי 50 - חיוב 71. ראוי לציין כי החזר הוצאות במקרה זה אינו חל על תגמול עבור העבודה שבוצעה., ולכן הוא אינו מביא יתרונות כלכליים לעובד ואינו ממוס.
