השתתפות בתערוכות ובירידים היא מנגנון חשוב לקידום מוצר או שירות של כל ארגון בשוק. לכן ההכנה להשתתפות צריכה להתבצע במצב בעל חשיבות מיוחדת. אין זוטות בפעילות זו, מכיוון שלכל פרט שנחשף למעגלים רחבים של הציבור יכול להיות תוצאות חיוביות ושליליות כאחד.
ככלל, ארגון הצגת החברה בתערוכות נופל על כתפיהם של מחלקות יחסי ציבור, מרכזי עיתונות, וכן חטיבות מבניות אחרות העוסקות בתערוכות ובפעילות הוגנת. אם אין עתודות עבודה כאלה, כל החברה מעורבת בארגון, מההנהלה ועד צוות המשרד.
במידה רבה, הצגת החברה תלויה באופי התערוכה. אירועי תעשייה, ככלל, מפגישים נתונים של תחום עסקי מסוים: מסחר, בנייה, פעילות מדעית וכו '. על החברה להיות מוכנה לראות את הישגיהם של שותפיה ומתחרותיה ביציעים הסמוכים. תדירות התערוכה משפיעה גם על אופן עיצוב הסטנד. לאירועים שנתיים, לא מקובל להשתמש בחומרי מצגת מיושנים שפותחו על בסיס מידע לא רלוונטי.
תהליך ההכנה לתערוכה מתחיל מספר חודשים לפני תחילתה. הצעד הראשון ליצירת חומר מצגת הוא ניסוח קונספט. תוכנית השתתפות סכמטית זו כוללת רשימה של חומרי מצגת: סטנדים, כרזות, מוצרי וידאו ושמע, חוברות ופרסומים אחרים. ארכיב ההשתתפות בתערוכה, שמורכב על ידי מחלקות יחסי הציבור, יאפשר להכין את כמות החומרים האופטימלית. במקביל מאושרת אומדן העלות לייצור חומרי מצגת.
בשלב זה חשוב לזהות את נקודות החוזק של החברה, כלומר המוצר או השירות שלה. יש להעביר בבירור יתרונות תחרותיים לצרכנים פוטנציאליים באמצעות חומרי מצגת - חוברות, כרזות, וידיאו קליפים. אל לנו לשכוח התקנות מעמד מיוחדות שניתן לבצע על פי בקשת הלקוח - דגם של ציוד חדש או פנורמה חזותית של החומרים המיוצרים. אם חברה מייצרת מנות בלתי שבירות, אז בתערוכה מיוחדת יהיה זה ראוי להדגים את איכות המוצר, ולתת לכל אחד את האפשרות לנסות לפגוע במוצר.
בנוסף, יהיה זה נכון מבחינה אתית לספק אפשרות לשיחה ארוכה בין מבקר מעוניין בתערוכה לבין נציג החברה. יש להתקין גוש עם פתקים ועטים על המעמד כך שכל אחד יכול לרשום הערות במהלך קבלת המידע הדרוש. רצוי שאביזרים אלה יסומנו בלוגו החברה.
השלב השני הוא לפתח אפשרויות טיוטה לבאנרים ולהתקנות מעמד. ככלל, הדבר נעשה באמצעות ערכת צבעים ארגונית, גופן ולוגו. הגדלים של כל הדוכנים מיוצרים או נרכשים תוך התחשבות בגודל תא המצגת.
השלב הבא הוא בחירת כוח האדם לעבוד בדוכן. לעיתים קרובות המצגת מתבצעת על ידי עובדי החברה. יתרון חשוב בגישה זו הוא שמומחים יכולים לספר במיומנות על פעילויות הארגון, ובמידת הצורך לענות על שאלות שיש למבקרים בתערוכה. ניתן לשכור עובדים נוספים שישתתפו במצגת כתוספות להפצת עלונים, מילוי שאלונים וכו '.
יעילות ההשתתפות נקבעת על ידי חישוב פשוט של היקף השותפויות שהוקמו.ככל שהתעניינותם של מבקרי התערוכה במתווה המצגת גבוהה יותר, כך השפעת השתתפות החברה באירוע תגדל. לכן עדיף שהבקשה להשתתפות בתערוכה הוגשה אחת הראשונות, כך שלמשתתף תהיה ההזדמנות הראשונה לבחור את מיקום הדוכן. בנוסף, אין לסרב להצעות מארגני התערוכה לשמש כשותף מיוחד לאירוע. יתרון זה יגדיל את מספר הסיבובים של שם הארגון במהלך התערוכה, וישפיע גם לטובה על תדמית החברה.
