מסמכי הבנק נשמרים לפי סוג בתיקיות נפרדות ולרוב בסדר כרונולוגי. הבחירה מתבצעת על ידי העובד האחראי על גיבוש התיעוד. ועדה מיוחדת עוסקת בהשמדת מסמכים שפג תוקפם.
אחסון מסמכי הבנק מתבצע הן על ידי הבנקים עצמם והן על ידי הארגונים המחזיקים בחשבונות. סדר האחסון במוסד אחד עשוי להיות שונה מעט מסדר האחסון במוסד אחר.
כיצד נשמרים מסמכי בנק בארגונים
מסמכים מהבנק שנמצאים בארגון מאשרים את ביצוע העסקאות הכספיות ומשתקפים ברשומות החשבונאיות. מקום האחסון שלהם הוא מחלקת הנהלת חשבונות, שעובדיה יכולים לחלק את כל הניירות לפי סוג בתיקיות נפרדות בהקשר של חשבונות ובנקים. אם לארגון יש כמה חשבונות שוטפים, נוצרת תיקיה נפרדת לכל אחד, אם חשבון מטבע, המטבע של החשבון מצוין על הכריכה ועל עמוד השדרה. נעשה שימוש בסדר כרונולוגי להקלטת הצהרות עבור כל חשבון. לכל הצהרה קלסר המורכב ממסמכי תשלום והצדקות לתשלום עבור כל יום עסקה.
נוצרת תיקיה נפרדת עבור חשבוניות בתשלום. מסמכי בקרת מטבעות נשמרים בתיקיות נפרדות, שם תוכלו למצוא את כל המידע על עבודה עם חשבונות מטבע. אנחנו מדברים על דרכונים של עסקאות, אישורי אישור על עבודה או שירותים שבוצעו, אישורים על עסקאות מט ח ואחרים. אם נפח התיעוד קטן, יהיו מספיק רישומים המציינים את מספר המסמך, הסכום והתאריך.
כיצד מאחסנים מסמכים בבנקים מסחריים
מוסדות אלה מאחסנים מסמכים המאשרים את הפעילות הפיננסית והכלכלית של הבנק ומסמכי הפשרה והתשלום של הלקוחות. האחריות עליהם מוטלת על המנהל ועל רואה החשבון הראשי. מסמכים אלקטרוניים ונייר כפופים לאחסון. נייר נשמר במתקן אחסון מיוחד, לגישה אליו אתה צריך לקבל אישור מיוחד. ההיתר חייב להיות חתום על ידי רואה החשבון הראשי או סגנו.
הגשת תיעוד הזיכרון מתבצעת מדי יום, לשם כך מוגדרת תיקיה נפרדת, בה גם המסמכים נשמרים בסדר כרונולוגי. הבחירה מתבצעת על ידי עובד האחראי לגיבוש נכון של תיעוד פיננסי. תיקיות אחרות כוללות ניירות פיננסיים מזומנים וניירות המשקפים מידע על פיקדונות הלקוחות. מסמכים המכילים מידע על פעולות עם מתכות יקרות מוגשים לתיקיות נפרדות.
הצורך להציב סוגים מסוימים של מסמכים בתיקיות שונות נובע מכך שלכל נייר חיי מדף משלו. זה חל גם על אחסון מסמכים בצורה אלקטרונית. לצורך השמדת מסמכים עם תקופת אחסון שפג תוקפה, מוקמת ועדה מיוחדת שחבריה מעיינים בכל נייר ואז ממלאים פעולה מיוחדת המאשרת כי הושמדו מסמכים עם תקופת אחסון שפג תוקפם.
