בהתאם לחקיקה הנוכחית, כמעט כל מפעל מחויב בחותם. עם זאת, הדבר תלוי בצורת הבעלות. שותפות וחברות עם אחריות נוספת פטורות מדרישה זו. נוכחות טביעת חותם נדרשת במסמכים כוח אדם, משפטי ומשפטי, כאשר קיימת חתימת הפקיד.
נוכחות של חותם חותם היא חובה על הסכמים, חוזים. הם חתומים על ידי מנהל הארגון או גורם מורשה אחר. ללא הסמכה עם חותם, הוא עלול להתבטל. בעת כריתת חוזה עבודה העובדים צריכים לשים לב במיוחד לנוכחות טביעתו.
נוכחות של חותם על פקודות קבלה, פיטורין, העברה היא אופציונאלית. אך בפועל, התפתח מצב אחר, שהטביעתו מונחת במקום בו נמצאת חתימת ראש המיזם. כאשר עובד מבקש העתק של ספר עבודה, צו קבלה / פיטורין, יש צורך לכתוב עליו את המילה "נכון" או "העתק נכון", לציין את שם איש הצוות, שם משפחתו, ראשי תיבות. על קצין הכוח לשים חתימה אישית וחותם של חותם החברה או מחלקת כוח האדם, אותם יש למקם כדי לא לסגור את החתימה, שכן בעתיד עלולות להיות בעיות בהשוואה. מקובל בדרך כלל כי החותם צריך להיות ממוקם על שם הכותרת של התפקיד.
על רשומות בשער ספר העבודה, כמו גם בתוכו, להיות מאושרות עם חותמת הארגון או מחלקת כוח האדם. כאשר עובד עוזב את הארגון, הוא מועבר לתפקיד אחר או למעסיק אחר, חותמתה חייבת להיות נוכחת. יש להדביק את החותם כך שניתן יהיה לקרוא את חתימתו של התפקיד ואת תמלילו.
בעת שינוי הנתונים האישיים של מומחה, יש לרשום בספר העבודה שלו המאשר עובדה זו. יש לאשר רשומה כזו עם חותמת חותם. על שם החברה שעליו להתאים לשם החברה באמנה או במסמך מכונן אחר. אם התרחש שם, יש להקליט אותו, לאשר אותו עם חותם חדש של הארגון.
נוכחות של חותם חותם היא חובה בעת סיום חוזים בעלי תוקף משפטי ומשפטי. היוצאים מן הכלל היחידים הם מקרים הדורשים אישור נוטריוני.
