התכתבות עסקית דורשת עדינות, במיוחד כשמדובר במכתבים לספק, מכיוון שהסיבה לערעור יכולה להיות אי מילוי חובות לא רק מצדו, אלא גם מצד הארגון שלך.
הוראות
שלב 1
אם זו הפעם הראשונה שאתה פונה לספק בכוונה להזמין ממנו סחורה, השתמש בטופס תביעת משלוח רגיל של הארגון. אם הצהרה זו אינה מתפרסמת באופן אלקטרוני באתר הארגון, כתוב מכתב בסגנון חופשי.
שלב 2
במקרה של הזמנת מספר סוגים של מוצרים בכמויות שונות, בצע את ההזמנה בצורת טבלה המציינת את השם, המאמר, צבע המוצר, במידת הצורך. רשום את החובות לשלם עבור הסחורה שהוזמנה, ספק לספק את פרטי הארגון שלך, על סמך נתונים אלה, הספק יערוך חוזה. בסוף המכתב, הביע את תקוותיך לשיתוף פעולה נוסף המועיל הדדי.
שלב 3
אם מכתבך לספק נוגע למילוי לא תקין של התחייבויותיו החוזיות, משלוח מאוחר של טובין או טובין באיכות, סוג או סוג שגויים, השתמש בביטויים "אנו מודיעים לך במכתב זה …", "אנו מודיעים לך… ". ציין בבירור את הסיבה מדוע אינך יכול לקבל את הפריט שנשלח. עיין בחוזה או בקשת החוזה, המציינת כמה יחידות ואיזה סוג טובין היה על הספק לשלוח לך. במקרה זה, יהיה קל יותר לספק לתקן את טעותו.
שלב 4
אם מכתבך נוגע לאי יכולת לשלם עבור הסחורה במסגרת הזמן שנקבעה בחוזה, הודיע על כך לספק בצורה הרשמית ביותר, אך במקביל. השתמש בביטויים "אנו מתנצלים על עיכוב התשלום …", "בשל הנסיבות הקיימות, איננו יכולים לשלם את החשבונות לפני …".
שלב 5
אמור לצד שכנגד בדיוק מתי בכוונתך לשלם לו את החוב, וכי יובטח כי התחייבות זו תיממש על ידי הארגון שלך. בסוף המכתב, הביעו תקווה כי פרק זה לא ישפיע על השותפות ארוכת הטווח שלכם.
