הנהלת כל מפעל צריכה לקחת בחשבון גורמים רבים, חיצוניים ופנימיים, בפעילותה. לא כל התוכניות ממומשות כמתוכנן. עובדים, הפותרים את המשימות שהוקצו, יכולים לעשות טעויות לא מכוונות או לסגת עצמם מהחובות המוטלות עליהם. לכן על המנהל לבצע פונקציות בקרה על בסיס יומי.
לשם מה השליטה?
פעילויות הארגון, בין אם מדובר במבנה עסקי או במוסד ממשלתי, מתרחשות ללא הרף בסביבה משתנה. אחד מתפקידיו של מנגנון הניהול הוא לקחת בחשבון שינויים כאלה ולבצע התאמות בתהליכי הייצור. יחד עם זאת, המנהל צריך לארגן כראוי את הצוות ולהניע אותו לבצע משימות עכשוויות ועתידיות.
שליטה קבועה ומתוכננת בפעילות הכפופים היא פונקציה אינטגרלית של ההנהלה. באופן זה, תוכלו לזהות בזמן מגרעות בעבודת העובדים, לזהות טעויות וחישובים מוטעים. לא כל השיבושים בתפעול המיזם נובעים מפעולות שגויות של כוח אדם. לפעמים הטעויות נעשות על ידי המנהלים עצמם, למשל, מעוותים את משמעות ההזמנות שמגיעות מלמעלה.
שליטה מעמדת ההנהלה היא מערכת אמצעים ברורה ומחושבת לאימות תקינות ביצוע ההוראות והפקודות של ההנהלה. תפיסה זו כוללת גם פיקוח על ביצועם המחמיר של העובדים בתפקידיהם התפקודיים. בארגון שבו חלק משמעותי מהעבודה מבוצע על ידי אנשים, ולא על ידי מכונות ומנגנונים, השליטה קשורה ישירות למושג הכוח והוויסות הניהולי על פעילויות.
שליטה כפונקציית ניהול
משימת מערכת הבקרה היא לקבוע כמה סטנדרטים לפיהם יש להדריך את העובדים בפעילותם. כדי שהשליטה תהיה אפקטיבית, יש צורך במדדי אמת שבאמצעותם המנהל יכול להעריך את הביצועים של כל עובד. ההבדל בין התקן לביצועים שהושגו צריך להיות הבסיס לתיקון תהליכי העבודה.
פונקציות בקרה בניהול נכנסות לתוקף כבר בשלב תכנון פעילויות הארגון. בעת עריכת תכניות עבודה למחלקות, על המנהלים לדאוג לאמצעי אימות בהן, המציינים את מועד יישומם ואת האחראי ליישום. אופי השליטה המתוכנן מאפשר לבצע ביקורת על פעילויות לא ממקרה למקרה, אלא באופן שיטתי.
המטרה הסופית של השליטה היא להשיג מצב עניינים בו הנהלת הארגון מתמקדת בביצועים היעילים ביותר של מדדי ביצוע. בעת תכנון פעילויות בקרה, על המנהל לקחת בחשבון את המאפיינים הפסיכולוגיים של עובדים בודדים ושל הצוות כולו. מערכת פיקוח מובנית בצורה לא נכונה יכולה להשפיע לרעה על כוח האדם, יכולה להוביל לירידה במוטיבציה ולעלייה במתח.
