כיצד לארגן עבודה במשרד

תוכן עניינים:

כיצד לארגן עבודה במשרד
כיצד לארגן עבודה במשרד

וִידֵאוֹ: כיצד לארגן עבודה במשרד

וִידֵאוֹ: כיצד לארגן עבודה במשרד
וִידֵאוֹ: How to be Organized at Work [WORK ORGANIZATION SKILLS YOU NEED] 2024, נוֹבֶמבֶּר
Anonim

עבודת משרד - עבודה עם מסמכים ותמיכת תיעוד להנהלה בארגון מסוים זה, המוסדרת על ידי GOST R 51141-98 "עבודות משרד ועסקי ארכיון. מונחים והגדרות ". ארגון העבודה המשרדית הוא ארגון הרישום, האחסון והשימוש במסמכים נכנסים, יוצאים ופנימיים בפעילות השוטפת של הארגון.

כיצד לארגן עבודה במשרד
כיצד לארגן עבודה במשרד

הוראות

שלב 1

כשאתם מארגנים עבודות משרדיות, החליטו אם הארגון, הארגון שלכם, האגפים או הסניפים המרוחקים הגיאוגרפית שלכם, קחו עובדה זו בחשבון וספקו מנגנון לאינטראקציה עם חטיבות אלה. מערכת העבודה המשרדית בהם צריכה להיות זהה למשרד הראשי על מנת למנוע בעיות במהלך הרישום והניירת.

שלב 2

חשבו באילו מצורות העבודה המשרדיות הקיימות תשתמשו: ריכוזי, מעורב או מבוזר. הבחירה שלהם נקבעת על פי מבנה הארגון (בין אם יש לו חלוקות משנה רחוקות גיאוגרפית) והציוד הטכני של שירות ניהול המשרד. אם שירות זה קטן במספר ואינו ניתן מבחינה טכנית, אז חלק מתפקידיו מועבר לחלקי משנה. במקרה זה מתקיימות עבודות משרדים מעורבות. במקרה ושירות זה מצויד בכל אנשי הצוות, החומרה והתוכנה הנדרשים, צורה זו של רישום תהיה מרכזת.

שלב 3

בכל יחידה מבנית בחרו יחידת כוח אדם מיוחדת שתבצע עבודות משרדיות. אם זה לא אפשרי, אז מינה עובד אחר שישלב את מילוי תפקידו העיקרי בתפקיד עם תפקיד של פקיד.

שלב 4

קבע את מספר המקרים ואת המינוח, שיכלול את כל המסמכים הנכנסים, היוצאים והפנימיים. אם מדובר במסמכים מארגון גבוה יותר (הורה), הם מוגשים לראש לבדיקה; יש להגיש מסמכים של ארגונים כפופים לבדיקה אצל סגן הממונה על העבודה איתם. בהתאם לכך, פניות האזרחים מופנות לסגן המופקד על האחריות לעבוד עם האוכלוסייה.

שלב 5

לאחר שזיהית את מעגל הכתבים, צור מסווג שבאמצעותו תוכל לקבוע מיד לאיזו קבוצת כתבים המסמך שייך. לדוגמא, עבור סוכנויות ממשלתיות, הקצה קוד 01, לאותיות מארגון מעולה - קוד 02, לספקים - קוד 03, ללקוחות - קוד 04 וכו '. זה יעזור לייעל את זרימת המסמכים בארגון.

שלב 6

קבע באיזו צורה יבוצע תפוצת המסמכים - במגזין או בכרטיס. שני הטפסים מיושמים בתוכניות מיוחדות לניהול מסמכים אלקטרוניים. אם עדיין אינך יכול לרכוש תוכנית כזו, השתמש בכתבי עת לרישום מסמכים אלקטרוניים, ניתן לערוך אותם ב- Excel.

מוּמלָץ: